روش‌های نوین بایگانی اسناد به‌طور کلی به سه دسته‌ی اصلی بایگانی فیزیکی، بایگانی الکترونیکی (دیجیتال) و بایگانی ترکیبی تقسیم می‌شوند. هر روش ابزارها و زیرساخت‌های مخصوص به خود را دارد و به سازمان‌ها کمک می‌کند نظم، سرعت دسترسی و امنیت اطلاعات را به حداکثر برسانند. در ادامه، هر روش و انواع آن‌ها را با جزئیات بررسی می‌کنیم.
بایگانی فیزیکی
بایگانی فیزیکی قدیمی‌ترین روش نگهداری اسناد است و همچنان در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها کاربرد دارد. در این روش، اسناد روی کاغذ نگهداری می‌شوند و امکان دسترسی فیزیکی به اصل مدارک وجود دارد.
انواع بایگانی فیزیکی:
- بایگانی جاری: این دسته شامل مدارکی است که به‌صورت روزانه یا هفتگی استفاده می‌شوند، مثل پرونده‌های فعال کارکنان، قراردادهای در حال اجرا و اسناد پروژه‌های جاری. برای دسترسی سریع و حفظ نظم، این مدارک معمولا در قفسه بایگانی زونکن قرار می‌گیرند. زونکن‌ها امکان شماره‌گذاری، دسته‌بندی موضوعی و مدیریت حجم زیاد پرونده‌ها را فراهم می‌کنند و باعث می‌شوند کارکنان بدون اتلاف وقت به مدارک موردنظر دسترسی پیدا کنند.
- بایگانی نیمه‌جاری: مدارکی که استفاده روزانه ندارند اما همچنان ارزش مراجعه دارند، مانند گزارش‌های مالی گذشته، سوابق پروژه‌های تکمیل‌شده یا مدارک تکمیلی قراردادها. برای این نوع اسناد، قفسه‌بندی انبار بهترین گزینه است. قفسه‌های فلزی و مقاوم ظرفیت بالایی دارند و امکان دسته‌بندی دقیق، دسترسی کنترل‌شده و نگهداری طولانی‌مدت را فراهم می‌کنند. این روش باعث صرفه‌جویی در فضا و کاهش بی‌نظمی می‌شود.
- بایگانی راکد: شامل مدارکی است که استفاده عملی از آن‌ها به پایان رسیده اما حفظشان برای دلایل قانونی، مالی یا تاریخی ضروری است. این اسناد معمولا در مکان‌های کنترل‌شده از نظر رطوبت و دما نگهداری می‌شوند و بسیاری از سازمان‌ها از فایل‌های گردان برای دسترسی آسان و صرفه‌جویی در فضا استفاده می‌کنند. اطلاع از قیمت فایل گردان اداری قبل از خرید اهمیت دارد زیرا این تجهیزات در مدل‌ها و ظرفیت‌های مختلف عرضه می‌شوند و انتخاب مناسب باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی می‌شود.
بایگانی الکترونیکی (دیجیتال)
بایگانی دیجیتال به معنای ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت فایل‌های الکترونیکی است. این روش مناسب سازمان‌هایی است که حجم بالای مدارک دارند، نیاز به دسترسی سریع از راه دور دارند و یا می‌خواهند اشتراک‌گذاری آسانی بین شعب و واحدها داشته باشند.
انواع بایگانی دیجیتال:
- سیستم‌های مدیریت مستندات : این نرم‌افزارها امکان بارگذاری، جست‌وجو، نسخه‌بندی، تاریخچه تغییرات و کنترل دسترسی را فراهم می‌کنند. هر سند قابل ردیابی است و مدیریت چرخه‌ی عمر آن به‌صورت دیجیتال امکان‌پذیر می‌شود.
- بایگانی روی سرور داخلی: اسناد دیجیتال در شبکه داخلی سازمان ذخیره می‌شوند و امنیت بالایی دارند. مدیران می‌توانند سطح دسترسی کارکنان را مشخص کنند و مطمئن باشند که اطلاعات حساس در معرض خطر بیرونی قرار نمی‌گیرد. این روش امکان مدیریت داخلی داده‌ها را با کنترل کامل شبکه و محدود کردن دسترسی به بخش‌های خاص فراهم می‌کند و برای سازمان‌هایی که اطلاعات محرمانه زیادی دارند بسیار مناسب است.
- بایگانی ابری: با ذخیره‌سازی در فضای ابری، اسناد رمزگذاری شده و امکان پشتیبان‌گیری خودکار وجود دارد. این روش برای پروژه‌های مشترک یا سازمان‌های چندشعبه‌ای ایده‌آل است و دسترسی سریع و مطمئن به اطلاعات را فراهم می‌کند. علاوه بر این، کاربران می‌توانند از هر مکان و با هر دستگاهی به اسناد دسترسی داشته باشند و همکاری تیمی در پروژه‌ها به‌طور قابل توجهی ساده‌تر می‌شود.
- اتوماسیون گردش سند: سامانه‌هایی که مسیر ثبت، تأیید و بایگانی اسناد را به‌صورت خودکار مدیریت می‌کنند و جلوی خطاهای انسانی را می‌گیرند. این ابزارها باعث کاهش زمان پردازش و افزایش دقت می‌شوند. همچنین، این سامانه‌ها گزارش‌های دقیق و زمان‌بندی شده از وضعیت هر سند ارائه می‌دهند و امکان تحلیل عملکرد تیم‌ها و شناسایی نقاط ضعف فرآیند را فراهم می‌کنند.
مزیت اصلی بایگانی دیجیتال صرفه‌جویی در فضا، جست‌وجوی سریع، اشتراک‌گذاری آسان و امنیت بالاتر است. با این حال، نیاز به آموزش کارکنان و سرمایه‌گذاری اولیه برای خرید نرم‌افزار باید در برنامه‌ریزی لحاظ شود.
بایگانی ترکیبی
روش ترکیبی، تلفیقی از دو مدل فیزیکی و دیجیتال است و مزایای هر دو را با هم ارائه می‌دهد. سازمان‌ها با این روش می‌توانند اصل سند را حفظ کنند و در عین حال، از دسترسی سریع و مدیریت دیجیتال بهره‌مند شوند.
انواع بایگانی ترکیبی:
- اسکن و آرشیو الکترونیکی: مدارک کاغذی پس از اسکن، در نرم‌افزار مدیریت مستندات ذخیره می‌شوند. در این حالت، اصل سند همچنان در قفسه‌ها یا مکان فیزیکی نگهداری می‌شود تا هم نسخه فیزیکی و هم دیجیتال موجود باشد.
- سیستم‌های دوگانه‌ی امنیتی: نسخه‌ی فیزیکی و دیجیتال همزمان نگهداری می‌شوند. در صورت بروز هرگونه حادثه یا خرابی سیستم، اطلاعات مهم همچنان محفوظ خواهند بود.
- سازماندهی ترکیبی پروژه‌ای: مدارک حیاتی در هر دو قالب فیزیکی و دیجیتال ذخیره می‌شوند، در حالی که اسناد کم‌اهمیت تنها به‌صورت دیجیتال باقی می‌مانند. این کار بهره‌وری سازمان را بالا می‌برد و فضای فیزیکی را بهینه می‌کند.
در این مدل، سازمان‌ها می‌توانند از قفسه‌بندی دقیق و مرتب استفاده کنند، دسترسی کارکنان را آسان کنند و به‌طور همزمان از سرعت و امکانات نرم‌افزارهای مدیریت مستندات بهره ببرند.
جمع بندی
با توجه به حجم مدارک، بودجه و نیاز دسترسی، هر سازمان می‌تواند یکی از روش‌های بایگانی را انتخاب کند. سازمان‌های بزرگ معمولا ترکیبی از روش‌ها را استفاده می‌کنند: مدارک مهم روی کاغذ نگهداری می‌شوند، مدارک نیمه‌کاربردی در قفسه‌ها مرتب می‌شوند و نسخه‌ی دیجیتال برای دسترسی سریع و گزارش‌گیری استفاده می‌شود.
این کار، نظم و بهره‌وری را افزایش می‌دهد و باعث مدیریت بهتر زمان و منابع سازمان می‌شود.
دیدگاهتان را بنویسید