درست است که با روی کارآمد فضاهای ابری ذخیره سازی داده ها در اینترنت بسیار رواج پیدا کرده و حجم کاغذ و پرونده های اداری بسیار کمتر شده است، اما هنوز هم در هر سازمانی پرونده ها و مدارک گوناگونی وجود دارد که باید بایگانی شوند. نگهداری از این حجم از برگه و مدارک کار ساده ای نیست و ضمن شلوغ کردن فضا احتمال گم شدن و آسیب رسیدن به آن ها هم بسیار زیاد است. امروزه با افزایش حجم اسناد و مدارک در سازمان ها، مدیریت فضای اداری به یک چالش مهم تبدیل شده است. قفسه بندی ریلی به عنوان یک راهکار نوین، نه تنها فضای ذخیره سازی را افزایش می دهد، بلکه دسترسی به اسناد را سریع تر و آسان تر می کند. این سیستم ها با طراحی منعطف و هوشمند، تحولی اساسی در محیط های اداری ایجاد کرده اند.
قفسه بندی ریلی چیست و چگونه کار می کند؟
قفسه بندی ریلی (Mobile Shelving) نوعی سیستم ذخیره سازی است که روی ریل های مخصوص نصب می شود و امکان حرکت قفسه ها را فراهم می کند. این سیستم در دو نوع دستی و الکتریکی موجود است:
- نوع دستی: با چرخاندن یک دسته، قفسه ها به راحتی جابه جا می شوند.
- نوع الکتریکی: با فشار یک دکمه، قفسه ها به صورت خودکار حرکت می کنند.
این سیستم با حذف راه روهای ثابت، تا 50% در فضای اداری صرفه جویی می کند و فضای بیشتری برای ذخیره سازی ایجاد می نماید. همچنین نظم قابل توجهی هم به فضا می بخشد که روی بهره وری کارمند تاثیر گذار است.
مزایای استفاده از قفسه بندی ریلی در محیط اداری
این قفسه های نیمه متحرک در محیط های اداری بار سنگینی را از رو دوش پرسنل و کارکنان برداشته اند. برخی از مزیت های این قفسه ها عبارتند از:
صرفه جویی در فضا
با استفاده از این سیستم، دیگر نیازی به راه روهای ثابت بین قفسه ها نیست و فضای مرده به حداقل می رسد. در نتیجه می توانید بیشترین بهره وری را از حداقل فضا داشته باشید و فضای کاری را خیلی شلوغ نکنید.
افزایش سرعت دسترسی به اسناد
کارمندان به جای پیمودن راه روهای طولانی، با حرکت دادن قفسه ها، سریع تر به پرونده ها دسترسی پیدا می کنند. از طرفی نظمی به محیط می بخشد که پیدا کردن مدارک را بسیار آسان می کند.
امنیت بالاتر اسناد
امکان نصب قفل های الکترونیکی و سیستم های کنترل دسترسی وجود دارد که از اسناد محرمانه محافظت می کند در نتیجه امنیت داده و اطلاعات بسیار بیشتر می شود.
کاهش هزینه های نگهداری
با سازماندهی بهتر اسناد، زمان جستجو کاهش یافته و بهره وری کارکنان افزایش می یابد.
کاربرد های قفسه بندی ریلی در ادارات
این قفسه ها کاربردهای بسیار گسترده ای دارند که موجب می شود در فضاهای مختلف قابل استفاده باشد. برخی از این کاربردها عبارتند از:
- بایگانی اسناد و پرونده های حقوقی
- کتابخانه های تخصصی و مراکز اسناد
- ذخیره سازی نمونه های محصولات در شرکت ها
- مدیریت پرونده های پزشکی در بیمارستان ها
چگونه بهترین سیستم قفسه بندی ریلی را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب بهترین سیستم قفسه بندی ریلی بهتر است به نکات زیر توجه داشته باشید:
تعیین نیازهای سازمان: حجم اسناد و پرونده ها چقدر است؟ فضای اداری چه محدودیت هایی دارد؟
انتخاب نوع سیستم (دستی یا الکتریکی): نوع دستی مقرون به صرفه بوده و برای فضاهای کوچک مناسب است. سیستم الکتریکی نیز بسیار راحت و سریع است اما هزینه بالاتری دارد.
توجه به استانداردهای ایمنی: سیستم باید دارای قفل ایمنی و سنسورهای تشخیص مانع باشد.تحمل وزن قفسه ها هم باید با توجه به بار اسناد محاسبه شود.
مشاوره با متخصصان: برای خرید بهترین سیستم، با شرکت های معتبر مشورت کنید و از نمونه‌کارهای آن ها بازدید نمایید.
خرید قفسه های ریلی برای نظم بخشیدن به فضا های اداری و استفاده آسان
با پیشرفت فناوری، سیستم های قفسه بندی هوشمندتر شده اند. یکپارچه سازی با نرم افزارهای مدیریت اسناد و استفاده از RFID برای ردیابی خودکار پرونده ها از جمله تحولات آینده این سیستم ها خواهد بود. قفسه بندی ریلی نه تنها فضای اداری را بهینه می کند، بلکه کارایی و امنیت سازمان ها را افزایش می دهد. با انتخاب صحیح این سیستم بایگانی، می توانید محیط کاری منظم تر و حرفه ای تری ایجاد کنید.
مجموعه بایگان گستر با سال ها تجربه در زمینه تولید انواع قفسه اداری بهترین و باکیفیت ترین قفسه ها را تولید و در اختیار مشتریان عزیز قرار می دهد. می توانید به راحتی به صورت آنلاین در هر نقطه از کشور که هستید این قفسه ها را سفارش دهید و در ادرس مد نظرتان تحویل بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید