تگ انبار گردانی چیست؟ راهنمای کامل کاربرد، انواع و نحوه استفاده

اگر بخواهیم خیلی ساده جواب بدهیم، تگ انبار گردانی یک برگه، لیبل یا شناسه برای ثبت اطلاعات مربوط به شمارش فیزیکی کالاهای موجود در انبار است. این تگ روی کالا، پالت، محل نگهداری یا قفسه مربوط به آن قرار می گیرد تا مشخص باشد آن موجودی در فرایند انبار گردانی بررسی شده و نتیجه شمارش آن چه بوده است.

یکی از مهم ترین کاربردهای تگ این است که در یک انبار بزرگ، کالاها دوباره شمرده نشوند یا بخشی از موجودی از قلم نیفتد. در منابع تخصصی انبارداری نیز تگ انبار گردانی به عنوان شناسه یا برگه ای برای مستند کردن شمارش کالا معرفی شده است. پی بار هدف اصلی این ابزار را جلوگیری از شمارش تکراری یا جا افتادن کالاها می داند.

به زبان کاربردی، وقتی تیم انبار گردانی وارد یک انبار با صدها یا هزاران قلم کالا می شود، فقط شمردن کالا کافی نیست. باید بتوان مشخص کرد چه چیزی، در کدام محل، توسط چه کسی و با چه نتیجه ای شمارش شده است. تگ دقیقا همین نقش را دارد.

تگ انبار گردانی چه مشکلی را حل می کند؟

در یک انبار کوچک شاید بتوان با یک لیست ساده موجودی را شمرد؛ اما وقتی تعداد قفسه ها، پالت ها، کالاها و کدهای محصول زیاد می شود، احتمال اشتباه بالاتر می رود.

ممکن است یک گروه شمارش، کالایی را بشمارد و گروه دیگری همان کالا را دوباره ثبت کند. در نقطه مقابل، ممکن است بخشی از یک قفسه اصلا شمارش نشود. اگر محل نگهداری کالاها نیز منظم نباشد، این مشکل شدیدتر خواهد شد.

به همین دلیل در عملیات انبار گردانی از برگه های فهرست برداری یا تگ استفاده می شود. منابع تخصصی قفسه بندی و انبارداری نیز اشاره می کنند که نصب این برگه ها روی محل کالا می تواند از دوباره کاری و شمارش تکراری جلوگیری کند و جمع آوری اطلاعات را ساده تر کند.

در عمل، تگ مناسب چند کار را همزمان انجام می دهد:

• مشخص می کند کالا شمارش شده است یا خیر.
• نتیجه شمارش را ثبت می کند.
• امکان شمارش مجدد را فراهم می کند.
• مسئول یا گروه شمارش را مشخص می کند.
• محل فیزیکی کالا را به اطلاعات ثبت شده متصل می کند.
• بررسی مغایرت میان موجودی واقعی و موجودی ثبت شده را ساده تر می کند.
• امکان کنترل مرحله به مرحله عملیات انبار گردانی را فراهم می کند.

خود انبار گردانی نیز فرایند شمارش فیزیکی موجودی و مقایسه نتیجه آن با اطلاعات ثبت شده در سیستم یا سوابق سازمان است. چارگون نیز همین تطبیق موجودی واقعی با اطلاعات ثبت شده را یکی از بخش های اصلی فرایند انبار گردانی معرفی می کند.

تفاوت تگ انبار گردانی با کاردکس انبار چیست؟

تگ انبار گردانی و کاردکس هر دو با موجودی کالا ارتباط دارند، اما وظیفه آن ها یکسان نیست.

در منابع حسابداری نیز همین تفاوت مطرح شده است؛ کاردکس برای ثبت ورود و خروج و وضعیت موجودی استفاده می شود، در حالی که تگ انبار گردانی در زمان صورت برداری و شمارش موجودی کاربرد دارد.

بنابراین اگر روی یک کالا تگ نصب شده باشد، نباید تصور کنیم همان تگ جای کاردکس را گرفته است. این دو ابزار مکمل یکدیگر هستند.

تفاوت تگ انبار گردانی با لیبل معمولی کالا

یک لیبل کالا ممکن است برای معرفی محصول، درج نام، مدل، تاریخ، بارکد یا مشخصات محصول استفاده شود. این لیبل می تواند ماه ها یا حتی سال ها روی کالا باقی بماند.

اما تگ انبار گردانی بیشتر با فرایند کنترل و شمارش موجودی مرتبط است.

البته این دو مفهوم در سیستم های جدید می توانند با یکدیگر ترکیب شوند. مثلا تگ شمارش می تواند دارای بارکد یا QR Code باشد تا اطلاعات کالا سریع تر توسط نرم افزار ثبت شود.

بنابراین وجود بارکد روی یک تگ به این معنی نیست که تگ و بارکد یک مفهوم هستند. بارکد روش شناسایی یا انتقال شناسه است، در حالی که تگ انبار گردانی بخشی از فرایند کنترل موجودی است.

چه اطلاعاتی باید روی تگ انبار گردانی نوشته شود؟

جزئیات تگ بسته به نوع فعالیت شرکت متفاوت است و یک قالب واحد برای همه انبارها وجود ندارد. با این حال، برخی اطلاعات تقریبا در بیشتر فرم های کاربردی دیده می شوند.

در نمونه های رایج تگ انبار گردانی نیز اطلاعاتی مانند شماره سریال یا کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، شمارش های مختلف و مشخصات مسئول شمارش دیده می شود.

یک نکته بسیار مهم این است که واحد شمارش باید کاملا مشخص باشد. فرض کنید روی تگ فقط عدد «24» نوشته شده باشد. اگر معلوم نباشد منظور 24 عدد، 24 بسته یا 24 کارتن است، حتی شمارش صحیح هم می تواند در مرحله ثبت اطلاعات به یک مغایرت تبدیل شود.

نمونه ساده تگ انبار گردانی

یک تگ کاغذی ساده می تواند ساختاری شبیه این داشته باشد:

شماره تگ: 000154
کد کالا: A-241
شرح کالا: زونکن اداری
محل نگهداری: راهرو B – قفسه 04
واحد: عدد

شمارش اول: …………
نام شمارشگر: …………
امضا: …………

شمارش دوم: …………
نام شمارشگر: …………
امضا: …………

شمارش نهایی: …………
تایید سرپرست: …………

بهتر است شماره تگ تکراری نباشد و ارتباط بین شماره تگ، محل کالا و کد کالا قابل پیگیری باشد.

انواع تگ انبار گردانی

همه انبارها به یک نوع تگ احتیاج ندارند. نوع کالا، تعداد اقلام، شرایط محیطی، نرم افزار مورد استفاده و بودجه مجموعه در انتخاب تگ موثر است.

تگ کاغذی یا دستی

ساده ترین نوع، تگ کاغذی است. اطلاعات روی آن از قبل چاپ می شود یا توسط شمارشگر نوشته می شود.

مزایای آن شامل هزینه پایین، اجرای ساده و عدم نیاز به تجهیزات خاص است. در مقابل، امکان آسیب دیدن، ناخوانا شدن نوشته ها، گم شدن تگ یا اشتباه هنگام انتقال دستی اطلاعات وجود دارد.

برای انبارهای کوچک و متوسط که تعداد کالا محدود است، هنوز هم یک تگ کاغذی خوب طراحی شده می تواند کاملا کاربردی باشد.

تگ بارکدی

در این مدل یک بارکد روی تگ قرار می گیرد. اپراتور به جای وارد کردن دستی کد کالا، بارکد را با دستگاه بارکدخوان اسکن می کند.

مهم ترین مزیت این روش کاهش ورود دستی اطلاعات و سرعت بیشتر در پیدا کردن شناسه کالا است.

تگ QR Code

QR Code فضای بیشتری برای ذخیره یا اتصال به اطلاعات دارد و بسیاری از تلفن های هوشمند نیز امکان خواندن آن را دارند.

این روش می تواند برای مجموعه هایی مناسب باشد که می خواهند بدون تجهیزات بسیار تخصصی، کالا یا موقعیت قفسه را به یک شناسه دیجیتال متصل کنند.

تگ RFID

RFID از امواج رادیویی برای شناسایی استفاده می کند و برخلاف بارکد، همیشه نیازمند قرار گرفتن مستقیم کد مقابل اسکنر نیست.

این فناوری بیشتر در سیستم های بزرگ و پیشرفته مدیریت انبار کاربرد دارد و هزینه زیرساخت آن معمولا بیشتر از تگ کاغذی، بارکد یا QR است. منابع تخصصی انبارداری نیز بارکد، QR و RFID را از روش های رایج شناسایی موجودی معرفی می کنند.

نحوه استفاده از تگ انبار گردانی؛ مرحله به مرحله

داشتن تگ به تنهایی باعث دقیق شدن انبار گردانی نمی شود. تگ باید در یک فرایند مشخص استفاده شود.

1. آماده سازی اطلاعات کالاها

قبل از شروع شمارش باید کد کالا، نام کالا، واحد شمارش و محل نگهداری تا حد ممکن مشخص باشد.

اگر یک کالا در چند نقطه مختلف انبار قرار دارد، این موضوع باید از ابتدا مشخص شود.

2. شماره گذاری تگ ها

بهتر است هر تگ شماره اختصاصی داشته باشد. این کار امکان کنترل تگ های استفاده شده، باطل شده و مفقود شده را فراهم می کند.

شماره گذاری منظم همچنین پیدا کردن تگ مربوط به یک مغایرت را بسیار ساده تر می کند.

3. نصب تگ روی محل مناسب

بسته به ساختار انبار، تگ می تواند روی کالا، پالت، باکس، محل نگهداری یا قفسه قرار گیرد.

مهم این است که شمارشگر به وضوح بفهمد هر تگ دقیقا به چه موجودی مربوط است.

4. انجام شمارش اول

گروه شمارش، مقدار واقعی کالا را بررسی و در بخش شمارش اول ثبت می کند.

اطلاعات باید خوانا و بدون ابهام نوشته شوند. اصلاح اعداد به شکلی که قابل پیگیری نباشد، روش مناسبی نیست.

5. بررسی نتیجه شمارش

پس از شمارش اولیه، اطلاعات با روش کنترل تعیین شده در دستورالعمل مجموعه بررسی می شود.

اگر اختلافی مشاهده شود، شمارش مجدد انجام می گیرد.

6. شمارش دوم یا سوم در صورت نیاز

در بسیاری از فرایندها امکان ثبت بیش از یک شمارش روی تگ در نظر گرفته می شود. پی بار نیز فرایند شمارش اول، دوم و سوم را در سیستم های تگ انبار گردانی تشریح کرده است.

7. ثبت نتیجه نهایی

پس از تایید شمارش، مقدار نهایی در سیستم انبار، فرم جمع بندی یا نرم افزار مربوط ثبت می شود.

8. بررسی مغایرت ها

اگر عدد موجودی واقعی با کاردکس یا نرم افزار متفاوت باشد، فقط تغییر دادن عدد سیستم کافی نیست. علت اختلاف باید تا حد امکان بررسی شود؛ مثلا ثبت نشدن یک حواله، اشتباه در واحد شمارش، جابجایی کالا یا خطای ثبت.

9. جمع آوری و بایگانی مستندات

تگ ها و فرم های مربوط به عملیات باید مطابق دستورالعمل داخلی سازمان نگهداری شوند تا در صورت نیاز بتوان مسیر شمارش و تصمیم نهایی را بررسی کرد.

منابع آموزشی انبار گردانی نیز تاکید می کنند که پیش از شمارش باید گردش های موجودی و اسناد مربوط کنترل شوند و در زمان اجرای شمارش، وضعیت ورود و خروج کالا مدیریت شود.

شمارش اول، دوم و سوم روی تگ به چه معناست؟

وجود سه قسمت شمارش به این معنی نیست که همه کالاها حتما باید سه بار شمارش شوند.

در یک فرایند معمول، ابتدا شمارش اول انجام می شود. اگر نتیجه طبق روش کنترل مجموعه تایید شود، ممکن است نیازی به ادامه نباشد.

اگر اختلاف یا ابهامی وجود داشته باشد، شمارش دوم انجام می شود. در صورت باقی ماندن اختلاف، امکان استفاده از شمارش سوم یا شمارش نهایی وجود دارد.

هدف اصلی این ساختار این است که یک خطای انسانی ساده مستقیما به عنوان موجودی قطعی ثبت نشود. در منابع مرتبط با تگ انبار گردانی نیز قالب های چند مرحله ای برای ثبت شمارش دیده می شود.

رایج ترین اشتباهات در استفاده از تگ انبار گردانی

گاهی مشکل از خود انبار گردانی نیست؛ بلکه از طراحی یا استفاده اشتباه از تگ شروع می شود.

نوشتن عدد بدون واحد:
عدد 10 هیچ معنای دقیقی ندارد مگر اینکه مشخص باشد 10 عدد است، 10 بسته یا 10 کیلوگرم.

استفاده از کدهای مشابه یا ناخوانا:
اگر کد کالا اشتباه ثبت شود، شمارش درست هم به کالای اشتباه اختصاص داده می شود.

قرار دادن چند قلم متفاوت زیر یک تگ:
اگر کالاها کدهای جداگانه دارند، بهتر است نتیجه هر کدام نیز قابل تفکیک باشد.

تکراری بودن شماره تگ:
شماره تکراری، کنترل اسناد انبار گردانی را دشوار می کند.

جدا شدن تگ از محل خود:
تگ باید جایی نصب شود که در طول عملیات جابجا نشود و ارتباط آن با کالا از بین نرود.

جابجایی کالا در حین شمارش:
اگر کالایی بعد از شمارش از یک قفسه به قفسه دیگر منتقل شود، احتمال ثبت دوباره یا جا افتادن آن بالا می رود.

پیش فرض گرفتن موجودی سیستم:
شمارشگر باید موجودی واقعی را ببیند و ثبت کند، نه اینکه صرفا عددی را که انتظار دارد پیدا کند.

نادیده گرفتن کالاهای آسیب دیده یا دارای وضعیت متفاوت:
کالای سالم، ضایعاتی، مرجوعی یا امانی بهتر است به شکلی مشخص از یکدیگر تفکیک شوند تا در جمع بندی باعث ابهام نشوند.

آیا تگ انبار گردانی باید روی کالا نصب شود یا روی قفسه؟

پاسخ به نوع انبار بستگی دارد.

اگر هر قفسه یا هر خانه فقط به یک کد کالا اختصاص دارد، نصب تگ روی محل نگهداری می تواند منطقی باشد.

اگر چند کالا روی یک پالت یا در یک قفسه قرار گرفته اند، باید مطمئن شوید ارتباط هر تگ با کالای مربوط کاملا مشخص است.

در انبارهایی که کالا دائما جابجا می شود، بهتر است سیستم Location Code یا کد موقعیت نیز در کنار کد کالا تعریف شود. برای مثال:

A-03-02

می تواند به معنی راهرو A، قفسه 3، طبقه 2 باشد.

به این ترتیب سیستم شما فقط نمی داند «چه کالایی» وجود دارد، بلکه می داند «کجا» باید آن را پیدا کند.

ارتباط تگ انبار گردانی با قفسه بندی صحیح انبار

یکی از نکاتی که معمولا کمتر مورد توجه قرار می گیرد این است که دقت انبار گردانی فقط به فرم و نرم افزار وابسته نیست؛ چیدمان فیزیکی انبار نیز بسیار مهم است.

اگر کالاها روی زمین، پشت یکدیگر یا بدون نظم مشخص نگهداری شوند، بهترین تگ هم نمی تواند تمام مشکلات شمارش را برطرف کند.

برای یک انبار قابل کنترل بهتر است:

• راهروها مشخص باشند.
• قفسه ها شماره گذاری شوند.
• طبقات دارای کد باشند.
• هر گروه کالا محل تعریف شده داشته باشد.
• کالاهای مشابه از یکدیگر قابل تشخیص باشند.
• برچسب موقعیت از فاصله مناسب خوانده شود.
• دسترسی به کالا برای شمارش دشوار نباشد.

برای مقایسه مدل های مختلف سازه نگهداری نیز می توانید از مقاله انواع قفسه بندی استفاده کنید.

تگ انبار گردانی چه ارتباطی با بایگانی اسناد دارد؟

تگ انبار گردانی بیشتر برای شمارش کالا، تجهیزات یا اقلام موجودی استفاده می شود، اما منطق کدگذاری، تعیین محل و امکان بازیابی سریع در بایگانی اسناد نیز اهمیت دارد.

تفاوت اینجاست که برای اسناد معمولا به جای شمارش موجودی، تمرکز اصلی روی شناسایی پرونده، گروه بندی، سال، واحد سازمانی، شماره پرونده و محل قرارگیری آن است.

برای مثال در یک مرکز بایگانی می توان ساختاری مانند این داشت:

مالی / 1405 / قفسه 07 / ردیف 03

هر چه ارتباط بین شناسه پرونده و محل فیزیکی دقیق تر باشد، بازیابی آن نیز ساده تر خواهد بود.

اگر حجم اسناد بالا باشد و مسئله اصلی کمبود فضا و دسترسی منظم به پرونده ها باشد، استفاده از سیستم های متراکم نگهداری اسناد نیز قابل بررسی است.

چرا تجهیزات نگهداری روی کیفیت انبار گردانی تاثیر دارند؟

فرض کنید 300 نوع کالا دارید اما هیچ ساختار مشخصی برای جانمایی آن ها وجود ندارد. کالاهای یکسان در چند نقطه نگهداری می شوند، بعضی کارتن ها پشت یکدیگر قرار دارند و هیچ شماره ای برای قفسه ها تعریف نشده است.

در این شرایط، زمان زیادی از گروه شمارش صرف پیدا کردن، جابجا کردن و تشخیص کالا می شود.

در مقابل، وقتی هر راهرو، قفسه و طبقه شناسه مشخصی دارد، می توان تگ را مستقیما به همان موقعیت متصل کرد.

مثلا:

• راهرو A
• قفسه A04
• طبقه A04-03
• کد کالا 2548
• تگ شماره 000682

این ساختار بعدا در نرم افزار مدیریت انبار یا WMS نیز قابلیت استفاده دارد.

پی بار نیز در توضیح پیاده سازی سیستم تگ، به اهمیت استانداردسازی برچسب ها و یکپارچه شدن آن ها با سیستم مدیریت انبار اشاره می کند.

تگ کاغذی بهتر است یا سیستم دیجیتال؟

هیچ جواب واحدی برای همه کسب و کارها وجود ندارد.

برای یک انبار کوچک با تعداد محدود کالا، خرید تجهیزات پیچیده RFID ممکن است ضرورتی نداشته باشد. یک فرم کاغذی خوب، شماره گذاری دقیق و نظم قفسه ها می تواند نتیجه مناسبی بدهد.

اما هرچه تعداد کالا، تراکنش و دفعات کنترل بیشتر شود، ورود دستی اطلاعات زمان برتر می شود و استفاده از بارکد، QR یا سیستم های نرم افزاری اهمیت بیشتری پیدا می کند.

تگ کاغذی مناسب است اگر:

• تعداد کالا محدود است.
• انبار گردانی در دوره های مشخص انجام می شود.
• تعداد تراکنش ها زیاد نیست.
• زیرساخت نرم افزاری پیشرفته ندارید.

بارکد یا QR مناسب تر است اگر:

• تعداد اقلام زیاد است.
• ورود دستی کدها زمان زیادی می گیرد.
• کالاها دارای شناسه مشخص هستند.
• می خواهید نتیجه شمارش مستقیما وارد نرم افزار شود.

RFID را بررسی کنید اگر:

• حجم عملیات بسیار زیاد است.
• سرعت شناسایی اهمیت بالایی دارد.
• زیرساخت فناوری و بودجه لازم وجود دارد.
• سیستم مدیریت موجودی سازمانی دارید.

پس «دیجیتال تر بودن» همیشه به معنی «بهتر بودن» نیست. ابزار باید متناسب با ابعاد واقعی عملیات انتخاب شود.

یک تگ انبار گردانی خوب چه ویژگی هایی دارد؟

تگ مناسب الزاما پیچیده نیست. مهم این است که هنگام کار باعث ابهام نشود.

یک تگ کاربردی بهتر است:

• شماره یکتا داشته باشد.
• کد کالا واضح باشد.
• شرح کالا خوانا باشد.
• واحد شمارش مشخص باشد.
• محل نگهداری را نشان دهد.
• فضای کافی برای ثبت اعداد داشته باشد.
• محل نام و امضای شمارشگر داشته باشد.
• شمارش های مختلف از یکدیگر تفکیک شده باشند.
• در محیط انبار دوام کافی داشته باشد.
• از فاصله مناسب قابل تشخیص باشد.

اگر تگ بارکدی یا QR است، کیفیت چاپ نیز اهمیت دارد؛ زیرا کد آسیب دیده یا کم رنگ ممکن است در زمان اسکن مشکل ایجاد کند.

آیا می توان تگ انبار گردانی را با اکسل طراحی کرد؟

بله. برای مجموعه های کوچک و متوسط، اکسل می تواند برای ساخت یک لیست اولیه و آماده کردن تگ های چاپی کافی باشد.

ستون هایی مانند موارد زیر ایجاد کنید:

شماره تگ | کد کالا | شرح | محل | واحد | شمارش اول | شمارش دوم | شمارش نهایی

سپس داده ها را برای چاپ به قالب مورد نظر منتقل کنید.

اما اگر تعداد کالاها بسیار زیاد باشد یا چند انبار داشته باشید، مدیریت دستی فایل ها به مرور دشوار می شود و بهتر است اطلاعات تگ با نرم افزار انبار مرتبط باشد.

تگ انبار گردانی را قبل از شمارش نصب کنیم یا هنگام شمارش؟

در بسیاری از روش ها آماده سازی و تگ گذاری قبل از شروع شمارش اصلی انجام می شود تا محدوده کالاها و محل های مورد بررسی مشخص باشند.

این کار به گروه شمارش کمک می کند مسیر مشخصی را طی کند و احتمال فراموش شدن یک بخش کاهش پیدا کند.

با این حال، طراحی دقیق فرایند باید متناسب با دستورالعمل داخلی مجموعه انجام شود؛ به خصوص در انبارهایی که حتی هنگام شمارش نیز امکان توقف کامل عملیات وجود ندارد.

آیا روی تگ باید موجودی سیستم نوشته شود؟

برای شمارش فیزیکی مستقل، بهتر است فرایند به شکلی طراحی شود که شمارشگر مجبور نباشد عدد مورد انتظار سیستم را تایید کند.

اگر شخص از قبل ببیند سیستم مثلا موجودی را 48 عدد نشان می دهد، ممکن است هنگام شمارش به شکل ناخودآگاه دنبال رسیدن به همان عدد باشد.

به همین دلیل در سیستم هایی که کنترل مستقل اهمیت دارد، جدا کردن «شمارش فیزیکی» از «تطبیق با عدد سیستم» می تواند کنترل بهتری ایجاد کند.

بعد از انبار گردانی با تگ ها چه کار کنیم؟

بعد از پایان شمارش، تگ نباید بدون برنامه دور ریخته یا رها شود.

بر اساس ساختار مجموعه، بهتر است مشخص باشد:

• کدام تگ ها استفاده شده اند.
• کدام تگ ها باطل شده اند.
• آیا شماره ای مفقود شده است.
• چه کسی هر شمارش را انجام داده است.
• نتیجه نهایی چه بوده است.
• مغایرت ها چگونه بررسی شده اند.

این مستندات می توانند هنگام بررسی اختلافات بعدی بسیار مفید باشند.

سوالات متداول درباره تگ انبار گردانی

• تگ انبار گردانی چیست؟
  برگه، لیبل یا شناسه ای است که برای ثبت و کنترل شمارش فیزیکی کالاها در عملیات انبار گردانی استفاده می شود.
• مهم ترین کاربرد تگ انبار گردانی چیست؟
  کمک به مشخص شدن وضعیت شمارش و کاهش احتمال شمارش تکراری یا جا افتادن کالاها است.
• آیا تگ انبار گردانی همان کاردکس است؟
  خیر. کاردکس گردش ورود، خروج و مانده کالا را ثبت می کند، اما تگ عمدتا در فرایند شمارش فیزیکی و کنترل موجودی کاربرد دارد.
• تگ انبار گردانی چند شمارش دارد؟
  قالب تگ می تواند دارای بخش شمارش اول، دوم و در صورت نیاز شمارش سوم یا نهایی باشد. اینکه چند مرحله واقعا انجام شود به روش کنترل و نتیجه شمارش بستگی دارد.
• آیا استفاده از بارکد برای تگ ضروری است؟
  خیر. تگ می تواند کاملا کاغذی باشد. بارکد زمانی ارزش بیشتری پیدا می کند که تعداد کالا زیاد باشد یا ثبت اطلاعات با نرم افزار انجام شود.
• تگ را روی کالا نصب کنیم یا قفسه؟
  بسته به نوع کالا و نحوه جانمایی هر دو روش امکان پذیر است. مهم این است که مشخص باشد هر تگ دقیقا به کدام کالا یا موقعیت مربوط است.
• آیا برای بایگانی اسناد هم از همین تگ استفاده می شود؟
  در بایگانی اسناد معمولا سیستم کدگذاری و برچسب پرونده اهمیت بیشتری دارد. برای تهیه تجهیزات مربوط به دسته بندی و نگهداری اسناد می توان بخش ملزومات بایگانی را بررسی کرد.

جمع بندی؛ تگ انبار گردانی ساده است، اما نباید ساده گرفته شود

تگ انبار گردانی در ظاهر فقط یک برگه یا لیبل است، اما نقش مهمی در نظم دادن به فرایند شمارش موجودی دارد. یک تگ مناسب مشخص می کند چه کالایی، در چه محلی و با چه نتیجه ای شمارش شده و در صورت وجود اختلاف، امکان کنترل مجدد را فراهم می کند.

برای یک انبار کوچک، تگ کاغذی شماره گذاری شده می تواند کاملا کافی باشد. در انبارهای بزرگ تر، استفاده از بارکد، QR یا فناوری هایی مانند RFID می تواند بخشی از عملیات را دیجیتال کند. مهم تر از نوع فناوری، وجود یک ساختار منظم برای کد کالا، محل نگهداری، واحد شمارش و ثبت نتیجه است.

از طرف دیگر، اگر بی نظمی فیزیکی انبار یا بایگانی باعث شده شمارش، پیدا کردن کالا یا دسترسی به اسناد دشوار شود، بهتر است فقط فرم انبار گردانی را اصلاح نکنید. طراحی قفسه ها، جانمایی، برچسب گذاری محل و تجهیزات نگهداری نیز باید همزمان بررسی شوند.

برای بررسی عملی سیستم های نگهداری می توانید از صفحه قفسه بندی انبار شروع کنید. اگر مسئله شما بیشتر نگهداری پرونده ها و استفاده بهتر از فضای اداری است، راهنمای خرید بایگانی ریلی نیز مسیر مطالعه مناسبی است.

در پروژه هایی که حجم کالا، پرونده یا تجهیزات بالاست، انتخاب ساختار مناسب نگهداری قبل از خرید معمولا تصمیم مهم تری از انتخاب صرف یک مدل قفسه است. برای همین بهتر است ابعاد فضا، نوع اقلام، وزن تقریبی، تعداد پرونده یا کالا و میزان دسترسی روزانه مشخص شود و بعد تجهیزات متناسب با همان شرایط انتخاب شوند.